Comprar para una obra es lo de siempre —pedido, albarán, factura— con dos añadidos. El primero: cada línea sabe de qué obra y de qué partida es, y de ahí sale el coste real. El segundo: delante del pedido hay un tramo que en un programa de gestión normal no existe, el que va de «hace falta esto» a «se lo compro a este»: la necesidad, la petición de ofertas, el comparativo y la adjudicación.
Dónde
En Construcción › Compras de obra están las peticiones de oferta, y dentro de cada obra las pestañas Necesidades, Peticiones de oferta, Subcontratos, Pedidos a proveedor, Facturas de proveedor y Costes.
1. Las necesidades
Es la lista de la compra. Se puede escribir a mano —referencia, cantidad, para cuándo y en qué partida— o sacarla del presupuesto: la medición de cada partida por el rendimiento de cada material de su descompuesto da la compra entera de la obra, con cada cosa apuntada a su partida. Después se repasa y se quita lo que ya está comprado.
2. La petición de ofertas
Se marcan las necesidades que van juntas, de una obra y de un tipo —material o subcontrata— y salen en un lote. Se manda a los proveedores que elijas, y por cada uno se abre su oferta: las líneas aparecen solas y lo único que hay que escribir es el precio. Una cantidad a cero significa «la que se pidió».
3. El comparativo
En Comparativo de ofertas tienes la petición con cada oferta en su columna y la mejor de cada fila en verde. Abajo hay una línea de «comprando lo mejor de cada una», que es la que dice si compensa trocear el pedido entre dos proveedores o no merece la pena el lío.
4. Adjudicar
Un botón y una decisión, que queda escrita con quién y cuándo. Si es material, nace un pedido de proveedor con la obra y la partida ya puestas en cada línea. Si es subcontrata, nace un subcontrato.
5. Albarán y factura
Desde Compras, como cualquier otra. En la pantalla hay una columna Obra en la cabecera y Obra y Partida en cada línea, y con eso cada línea es coste de su obra:
- El pedido cuenta como coste comprometido, aparte, hasta que llega. Es lo que hace que el margen no se entere de un golpe el día que llega la factura.
- El albarán ya es coste desde que existe.
- La factura sustituye al albarán del que viene, para no contar lo mismo dos veces.
- Una línea marcada como suplido no es coste de la obra: es un pago por cuenta del cliente que después se le repercute.
Una factura que entra sin obra se queda flotando fuera de todos los márgenes. Para eso están la tarjeta Compras sin obra del inicio y la pantalla de colocar facturas.
Lo que se ve en la obra
La pestaña Costes junta todo lo imputado —compras, partes, máquinas, almacén, estructura— con su partida. El comparativo lo cruza con el presupuesto capítulo a capítulo, y lo que esté sin partida sale aparte, insistiendo, hasta que alguien lo coloque.
¿No era esto lo que buscabas? Escríbenos y te contestamos con la pantalla delante.