Software para constructoras: todo lo que hace, bloque a bloque

Obras

Cada obra con su ficha, su plazo y su estado, y nada obligatorio

La obra es la espina de todo: el presupuesto, las compras, los partes, las certificaciones y los números cuelgan de ella. El circuito mínimo —cargar, certificar, facturar— funciona sin un solo parte ni coste imputado.

• Ficha de obra: cliente, contrato, retención de garantía, plazo y penalización, y las seis maneras de cobrar una obra: precio cerrado, precios unitarios, mixto, llave en mano, administración y precio máximo garantizado.
• Estados propios: estudio, adjudicada, en curso, terminada, recibida, cerrada; cada uno con lo que se puede y no se puede hacer.
• Días perdidos: lluvia, suministro, licencia; los concedidos amplían el plazo y la ficha dice la fecha de entrega ajustada.
• El camino de la obra: once pasos —alta, presupuesto, oferta, contrato, planificación, producción, certificar, cobrar, recepción, cierre— con el que toca destacado y un solo botón grande con lo siguiente. Los pasos que no aplican a la modalidad de la obra no aparecen, y cada paso hecho se puede pulsar para volver.
• Menú de la obra: todo lo suyo a un clic, con las cuentas de cada pestaña; las pantallas de trabajo abren con la obra al lado.
• Inicio: seis cifras arriba, accesos directos y trece tarjetas —qué hacer hoy por euros, certificar este mes, por cobrar, dónde se va el dinero, incidencias abiertas— que cada uno arrastra a su sitio; perfil de oficina, de obra o de dirección.
• Informe de situación: al imprimir la obra sale un informe de seis páginas con gráficos: dinero, certificación, plazo, producción y papeles, para llevar a una reunión.

Presupuesto

El BC3 entra entero, y se trabaja con versiones, no con copias

Una obra puede llevar cuatro presupuestos a la vez: estudio, objetivo, contrato y contrato final. Cada versión copia los conceptos con sus mediciones, y la relación entre una y otra se mantiene por el código de la partida, no por el identificador interno, que cambia al copiar; así, lo comprado, lo apuntado en los partes y lo certificado siguen en su sitio cuando el contrato cambia.

• BC3 de verdad: capítulos, partidas, descompuestos y mediciones con detalle; se contrasta lo que suma cada capítulo con lo que declara el fichero antes de dar nada por bueno. Seis decimales en precios, dos en importes.
• Banco de precios: el banco propio de la empresa o los públicos (Cype, IVE, BEDEC…); se marca y se añade al capítulo, o se trae el banco entero.
• Árbol del presupuesto: capítulos desplegables, medición por líneas, precio unitario con su descompuesto; las columnas cambian según lo que se mide.
• Comparador de versiones: qué partidas cambian, cuánto y por qué entre el contrato y el contrato final.
• Plan de ejecución: el presupuesto repartido en el tiempo por capítulos, con los indirectos; de ahí sale lo que toca hacer cada mes y las partidas de hoy en el parte.
• Extras y modificados: cada extra con su precio y su estado; al pasar al contrato final se incorporan como partidas nuevas.
• Exportación BC3: del presupuesto y de lo certificado, en el formato que piden la dirección facultativa y los organismos.

Certificación y venta

Siempre a origen; el mes sale por diferencia

La certificación se guarda a origen, como se hace en obra, y el importe del periodo sale restando la anterior. La factura sale completa y la retención de garantía se parte en su recibo, con vencimiento al final del plazo de garantía.

• Borrador que se rehace solo: una foto del presupuesto que se actualiza si nace el contrato final o alguien añade una partida; lo marcado a mano se respeta.
• Medición por líneas: lo certificado se arrastra por el código de la partida además de por el identificador, de modo que una certificación conserva lo que decían las anteriores aunque entre medias haya cambiado la versión del presupuesto.
• Hitos de cobro: en precio cerrado, certificar consiste en marcar el hito alcanzado; al marcar uno se recalculan los que quedan.
• Factura con Verifactu o TicketBAI: desde la certificación, con la obra y la retención en su recibo aparte; el reparto se rehace si cambia la forma de pago o la fecha de la factura.
• La del arquitecto, tal como llega: en BC3 de certificación, en Excel o en CSV; se concilia por código con el contrato y se vuelca. Si el arquitecto ha renumerado los capítulos, se encaja igual.
• Certificado para el banco: el papel que firma la dirección facultativa, mandado a firmar desde el programa y archivado al volver.
• Anticipo y su amortización: el porcentaje que se pide antes de empezar se factura aparte y marcado —no como obra hecha— y cada certificación devuelve su parte en una línea en negativo, proporcional a lo que queda por certificar. Con su aval de anticipo y su vencimiento.
• Lo pactado, escrito una vez: cada cuánto se certifica, cuántos días tiene la dirección facultativa para ratificar y a partir de qué variación se revisan los precios. Se anota en la obra y se vuelca solo en la oferta y en el contrato, sin teclearlo dentro del texto.
• Coste real más honorarios: por administración lo que se cobra no es un precio pactado, es el gasto justificado —material, mano de obra, maquinaria— más los honorarios, con el desglose que el cliente contrasta contra las facturas de los proveedores. El reparto de estructura de la empresa no se le repercute: eso es lo que cubre el honorario.
• Precio máximo garantizado: lo mismo con un techo, y una barra que indica cuánto queda. El exceso sobre el tope corre a cargo del contratista: se escribe en su propia línea, en negativo, y la obra avisa al 85 % —cuando todavía se puede corregir o pedir un modificado— y otra vez al rebasarlo.
• Garantías y avales: retenciones pendientes de devolver, avales con su vencimiento y la fecha de recepción que arranca los plazos de la LOE.

Compras

De la necesidad al pedido, partida a partida

Lo que falta por comprar sale del presupuesto; se pide oferta a varios, se comparan en una pantalla y el pedido nace de la adjudicada. Las facturas de proveedor entran por la obra y la partida, y el coste comprometido se ve antes de que llegue la factura.

• Necesidades: por partida y por material, con lo ya pedido descontado.
• Peticiones de oferta: a varios proveedores a la vez; la oferta entra con sus líneas y sus precios.
• Comparativo de ofertas: línea a línea, con la mejor marcada y el ahorro frente al presupuesto.
• Adjudicación: el pedido del núcleo nace de la oferta elegida, con la obra y la partida puestas.
• Pedidos, albaranes y facturas del núcleo: con la obra y la partida en cada línea; una compra sin obra sale en el panel de inicio hasta que alguien la coloca.
• Material de almacén: lo que sale del almacén a la obra se apunta como consumo con su coste, y el stock avisa pero no impide.

Subcontratas

El subcontrato, su certificación y su documentación, en su sitio

Cada subcontrato con sus líneas, sus certificaciones y su proforma; la CAE de la empresa y de sus operarios con semáforo; y un portal donde la subcontrata ve lo suyo y propone su certificación del mes.

• Subcontrato con líneas: lo adjudicado por partida, con retención y forma de pago propias.
• Certificar al subcontratista: a origen, como al cliente; la proforma sale sola y la factura del proveedor se casa con ella.
• Contrato redactado y firmado: desde el modelo de subcontratación, con el REA y el nivel puestos, firmado en la obra o a distancia.
• CAE con semáforo: documentos de la empresa y de cada operario con su caducidad; en rojo no se ficha desde la app, y el aviso llega 30 días antes.
• Portal de la subcontrata: con su enlace ve sus subcontratos, propone la certificación del mes sobre sus líneas y ve sus papeles CAE con el semáforo.
• Comparativo de ofertas: las ofertas de varias subcontratas a la misma petición, línea a línea, y la adjudicación con quién y cuándo.

En la obra

La app de la caseta: fichar, el parte, la foto y los planos, sin usuarios ni cobertura

Lo que pasa en la obra se apunta en la obra, desde una app que no necesita usuarios del programa: el QR autoriza el dispositivo de la caseta o el móvil del encargado, y cada persona entra con su PIN. Botones grandes, tres toques como máximo. Cómo se trabaja desde la caseta.

• Parte de obra: el encargado lo abre pre-rellenado con los fichados, la meteorología y las partidas de hoy según el plan; gente, máquinas, horas, partida y avance, que pueden dictarse por voz.
• Fichaje: cada uno con su PIN, o el encargado a toda la cuadrilla; las horas fichadas se proponen en el parte. Inmutable: se rectifica con motivo.
• Foto e incidencia: la cámara primero, la chincheta en el plano, el gremio y la fecha límite; entra como incidencia de la obra y sale en el informe de visita.
• Planos: la versión vigente en el móvil, con chinchetas, trazos y flechas; guardados para verlos sin red. QR que lleva siempre al plano que manda.
• Consumos: lo que sale del almacén a la obra, con su coste.
• Producción: lo avanzado en el parte es lo que se propone certificar a fin de mes.
• Firmar en un toque: el parte, la recepción de material o el documento pendiente, con el dedo, desde la misma app.
• Sin cobertura: la app guarda fichajes, partes y fotos y los manda cuando vuelve la red. Un QR pegado en la máquina abre su parte del día.

Documentación y firma

Contratos y actas redactados en el programa, firmados donde toque

Modelos de documento con versión —contratos por modalidad, actas de replanteo, recepción y entrega, autorizaciones de acceso, entrega de EPI, adhesión al plan de seguridad—; el texto se rellena con los datos de la obra y los recuadros de firma se arrastran sobre el folio. Lo firmado no se toca.

• Dossier de oferta: portada con el importe, memoria, presupuesto, planos, fotos y condiciones en un solo PDF, montado por secciones desde la obra y firmado por el cliente. Y el proyecto, para quien tiene arquitecto en casa: memorias, mediciones, planos y anejos con el mismo motor.
• Modelos con versión: un modelo usado no se edita, se saca versión; el contrato firmado en marzo se lee dentro de cinco años tal como estaba.
• Redactar: desde el contrato, el acta o la obra; se retoca en borrador y se congela con huella al firmar.
• Firmar con el dedo: en la caseta, cada firmante en su recuadro; con todas las firmas el PDF queda archivado.
• Firmado en papel: se sube el escaneo y el documento queda firmado con su fecha.
• Firma electrónica: con certificado, evidencias y sello de tiempo (FirmaDoc); las rúbricas vuelven a su recuadro.
• Actas e informe de visita: el acta de la visita con las fotos e incidencias de la app señaladas en el plano sale en PDF con membrete y se manda por correo desde la misma pantalla.
• Archivo de obra: planos, CAE, pólizas y licencias con versión y caducidad; la tarjeta de vencimientos avisa antes.

Libros y papeleo obligatorio

Los libros que la ley pide en una obra española, en orden y sin reescribir

Los programas de fuera no suelen traerlo, y es lo que aparece el día de la inspección. Cuatro libros con la misma garantía: numerados por su cuenta, cronológicos y sin poder editarse —lo escrito se corrige con otra anotación que dice a cuál rectifica—, porque un cuaderno que se puede reescribir no prueba nada.

• Libro de subcontratación (Ley 32/2006 y RD 1109/2007): se rellena solo desde los contratos de subcontrata, con el nivel en la cadena y el REA de cada uno. La obra avisa de las subcontratas que están trabajando y no están anotadas, porque un libro a medias es peor que no tenerlo: prueba que se sabía.
• Libro de órdenes y asistencias (Decreto 462/1971): lo que ordena la dirección facultativa, que es la prueba de quién mandó hacer qué cuando se discute un sobrecoste.
• Libro de incidencias (RD 1627/1997) y libro de control de calidad con sus lotes, ensayos y no conformidades.
• En papel cuando lo piden: cualquiera de los cuatro se imprime con sus anotaciones y los años que hay que conservarlo. El libro de subcontratación oficial lo habilita la autoridad laboral; este es el registro con el que se rellena aquel sin volver a buscar nada.
• Los cuatro documentos que piden con el proyecto: pliego de condiciones ligado a las partidas, estudio de seguridad y salud, plan de control de calidad con sus lotes y ensayos, y estudio de gestión de residuos del RD 105/2008 —con el plan que, aprobado por la dirección facultativa, pasa a ser documento contractual—. Entre cuatro y veinte horas de redacción por obra, con el mismo motor de secciones y firma que el dossier.

Promotoras

Las viviendas vendidas, las cantidades a cuenta y el préstamo, en la misma obra

Para la promotora que vende sobre plano, construya ella o construya otro: las unidades como en el plano de comercialización, cada venta con su calendario de cobros avalado, el préstamo promotor con su caja mes a mes, el coste real de cada vivienda y la postventa con los plazos de la LOE.

• Unidades: viviendas, locales, garajes y trasteros con sus metros, su coeficiente y su precio; se dan de alta de golpe —un bloque con sus plantas, una serie de garajes— y cada una va de libre a reservada, vendida y escriturada.
• Ventas: la vivienda con su garaje y su trastero, el comprador, la reserva, el contrato privado y la escritura con subrogación en el préstamo; el contrato se redacta y se firma en el programa.
• Cantidades a cuenta (Ley 20/2015): el calendario de cobros propuesto en un clic y facturado entrega a entrega al comprador, con su IVA y su asiento. Sin aval o seguro de caución y sin cuenta especial, el programa no factura ninguna entrega; la factura lleva la mención legal.
• Préstamo promotor: disposiciones contra el certificado del arquitecto, subrogaciones, amortizaciones y fondos propios; la caja de la promoción mes a mes y el primer mes en que se iría a negativo.
• Coste por vivienda: la construcción más el suelo, los honorarios, las licencias, la comercialización y los financieros, repartidos por coeficiente; coste, precio y margen de cada unidad.
• Postventa: cada reclamación en su plazo de la LOE —uno, tres o diez años desde la recepción—, mandada a quien la arregla y contestada al comprador.
• Portal del comprador: su vivienda, sus pagos y su aval, sus papeles y sus reclamaciones, por un enlace y sin usuario.

Control económico

Contrato, objetivo, comprometido y real, y una foto de cada mes que no se retoca

El comparativo cruza el presupuesto con lo comprado, lo subcontratado, los partes y las facturas, capítulo a capítulo. El cierre mensual es un registro inmutable; se rectifica con motivo, conservando el original. Y las alertas se ordenan por euros, con un techo de líneas al día.

• Comparativo de la obra: contrato · objetivo · comprometido · real, con la desviación en euros y en porcentaje; los costes se casan con la partida por código aunque cambie la versión.
• Cierre mensual: los ocho números del mes —certificado, coste, obra ejecutada pendiente de certificar, margen…— guardados a fecha; el siguiente cierre parte del anterior.
• Avance propuesto: lo que dicen los partes es lo que se propone certificar; nadie adivina un porcentaje.
• Alertas con techo de ruido: coste sobre objetivo, certificación sin emitir, CAE caducando, retención por reclamar; priorizadas por euros, pocas al día.
• Cartera y por cobrar: lo certificado y no cobrado, con los recibos de garantía a su vencimiento.
• Estructura de la empresa: la furgoneta, la nave, los seguros y la gestoría se reparten cada mes entre las obras que se indiquen, factura a factura, para que el margen no salga inflado.
• Facturado y margen: por obra y por mes, en el panel de dirección.

Informes

Los informes de serie y los gráficos hechos a medida

Además del comparativo y los cierres de cada obra, el programa trae los informes de cualquier empresa —resultados, clientes, proveedores, tesorería, impuestos, libros y balances— y un constructor de gráficos que no pide programar: qué tabla, qué columna, agrupado por meses, y a la pizarra.

• Resultados: ventas, compras, gastos y resultado, mes a mes y comparado con el año anterior.
• Clientes y proveedores: quién factura más, quién debe, nuevos del año; y por producto o por agente.
• Tesorería: caja, bancos, pendiente de pagar y de cobrar, impuestos y la situación a corto plazo.
• Impuestos y libros: el desglose de IVA e IRPF por periodo en PDF, Excel o CSV; diario, mayor, balances y sumas y saldos.
• Gráficos a medida: barras, líneas, tarta, mapa; con filtros, comparados entre sí (facturado contra comprado) y generados como informe.
• Pizarras: los gráficos colocados en una pantalla por perfil: la de dirección, la de oficina, la de cada jefe de obra.

Contabilidad y facturación

Cada certificación, factura, compra y recibo genera su asiento

Nazari lleva de serie la facturación y la contabilidad de cualquier empresa, y además lo que necesita una constructora: Verifactu y TicketBAI, cobro con tarjeta y Bizum, recibos domiciliados y remesas, firma electrónica y exportación a la gestoría. Lo que trae de serie.

• Verifactu y TicketBAI: facturas de cliente registradas como manda la ley —en la AEAT, o en las haciendas forales vascas con TicketBAI— sin hacer nada aparte.
• Contabilidad integrada, con el Plan General Contable: el cuadro de cuentas del PGC (y el de pymes), diario, mayor, balances, sumas y saldos, pérdidas y ganancias e IVA por periodo; el asiento lo hace el programa con cada certificación, factura, compra, recibo y cobro, sin teclearlo dos veces. Va en todos los planes.
• SII, el suministro inmediato a la AEAT: los libros de IVA emitidas y recibidas en la sede electrónica, en los cuatro días que da la ley, desde el propio programa. Más abajo.
• Exportación a la gestoría: a3ASESOR, ContaSOL, ContaPlus, Sage 50 y CSV, por periodo, para que el asesor no vuelva a teclear.
• Domiciliación bancaria, desde el plan Empresa: el mandato SEPA firmado por el cliente, los recibos domiciliados y el fichero de la remesa (SEPA XML) que se sube al banco, con las devoluciones apuntadas; la retención de garantía siempre en su recibo aparte.
• Cobro con tarjeta y Bizum, desde el plan Constructora: un enlace de pago por correo o WhatsApp para la factura o la certificación, y la devolución desde el programa. El TPV virtual se contrata con el banco de la empresa —es Redsys, la pasarela de la banca española— y nosotros lo dejamos funcionando con esas claves; la comisión la fija el banco y no pasa por nosotros.
• Facturas de proveedor por obra: entran con la obra y la partida, y el coste real se actualiza al momento.
• Varias empresas: cada sociedad factura con su serie y su membrete en la misma instalación.

Empresas obligadas al SII

Los libros de IVA en la sede de la AEAT, factura a factura y en cuatro días

Por encima de 6.010.121,04 € de facturación —y también en REDEME, que es por donde entran muchas constructoras para cobrar el IVA cada mes, o en grupo de IVA— los libros registro de IVA dejan de llevarse en casa: se suministran a la sede electrónica de la Agencia Tributaria uno a uno y casi al día. Nazari lo hace desde la pantalla donde ya están las facturas, con el certificado de la empresa.

• Emitidas y recibidas: los dos libros, por periodo, con la empresa, la serie, la forma de pago, el país y la provincia como filtros, para mandar justo lo que toca.
• El plazo son cuatro días hábiles desde que se expide la factura —ocho si la expide un tercero—, y en las recibidas, cuatro desde que se anota y antes del 16 del mes siguiente. Por eso el envío está donde se factura y no en una exportación de fin de mes.
• El acuse vuelve a la factura: cada una guarda su estado —correcta, aceptada con errores o rechazada— y la fecha en que se mandó, y el listado se filtra por eso. Lo que falta por mandar se ve de un vistazo.
• Se envía con el certificado de la empresa, el mismo que se usa en la sede. Hay modo de pruebas para contrastar contra el entorno de la AEAT antes de mandar nada de verdad.
• O se descarga el XML y lo presenta la asesoría. El fichero es el del esquema oficial de la AEAT, no un listado nuestro.
• Quien está en SII deja de presentar los modelos 347, 340 y 390, que es la contrapartida de llevar los libros al día.

Va incluido en el plan Empresa. En Constructora se instala sin coste a quien entre en REDEME o supere el umbral.

Equipo y plataforma

Permisos por rol, el portal de la obra y una API para lo demás

Dirección, oficina técnica, jefe de obra y administración ven lo suyo; el cliente, la dirección facultativa y la subcontrata entran por su enlace sin ser usuarios. Y lo que no está, se conecta.

• Permisos por rol: quién crea obras, quién certifica, quién adjudica, quién solo apunta partes.
• Portal del cliente: con un enlace ve lo certificado, el plazo, las certificaciones en PDF, los hitos de cobro y las próximas semanas; y aprueba o rechaza los extras, con quién y cuándo.
• Portal de la dirección facultativa: planos vigentes, actas, certificaciones e incidencias abiertas, por acceso propio y revocable.
• Interfaz limpia: menú lateral con la obra siempre a mano, un botón de volver que recuerda el camino recorrido, y el mismo aspecto en el ordenador y en el móvil.
• API REST: en Empresa y Grupo, para conectar con los programas que ya haya en la empresa.
• Dominio propio y datos propios: la instalación va en nuestra nube, bajo el dominio de la empresa, con servidores en la Unión Europea.
• Tu cuenta: un botón que prepara un ZIP con todos los datos de la empresa —una hoja por tabla, en CSV— para descargarlo cuando se quiera, sin pedirlo; y otro para darse de baja, con su fecha y anulable mientras no llegue. Irse no requiere hablar con nadie.

Obra pública

Las licitaciones de obra presentables, no las mil seiscientas que hay

Todos los días se publican licitaciones de obra en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Verlas no es el problema: el problema es que de las mil seiscientas abiertas una constructora de reformas puede presentarse a un puñado, y conviene saber a cuáles antes de bajarse el pliego. Con la clasificación de contratista y el ROLECE anotados en la ficha de la empresa, el listado lo dice anuncio por anuncio.

• Filtrado por oficio: demolición, cubiertas, fontanería, instalación eléctrica, revestimientos, pintura… veintidós oficios que declara la propia plataforma. Para una empresa de reformas son seis casillas.
• Por provincia y por tamaño: la zona de trabajo y el importe asumible, con mínimo y máximo. El mínimo quita el ruido de los contratos menores.
• «Esta no se puede presentar»: y por qué no. Falta la inscripción en el ROLECE, desde 500.000 € de valor estimado la clasificación es obligatoria, o pide categoría 4 y la empresa tiene la 2 en C-4. Con un filtro para dejar solo las presentables.
• De la licitación a la obra: un clic y la obra nace con su expediente, su órgano de contratación y los tres códigos DIR3 que después pide FACe para facturar. Buscarlos el día de la primera factura es una tarde perdida.
• Apertura del centro de trabajo: la comunicación a la autoridad laboral con su fecha y su número de registro en la ficha de la obra, y el aviso mientras no conste.
• Lo que no hace, y se dice: presentar la oferta. Licitar exige certificado electrónico, AutoFirma y la herramienta de la plataforma, que cifra los sobres en el ordenador del licitador. El programa llega hasta «aquí está la licitación, esto es lo que pide, este es el enlace».

Incluido a partir del plan Empresa.