1 · La necesidad
La lista de la compra. Se escribe a mano o sale del presupuesto: la medición de cada partida por el rendimiento de cada material de su descompuesto da la compra entera de la obra, con cada cosa apuntada a su partida.
Software de compras para constructorasDe «hace falta esto» a «se lo compro a este»
Comprar para una obra es lo de siempre —pedido, albarán, factura— con dos añadidos que ningún programa de gestión normal trae. El primero: cada línea sabe de qué obra y de qué partida es, y de ahí sale el coste real. El segundo: todo el tramo de antes del pedido, el que hoy vive en una cadena de correos y tres hojas de cálculo.
El tramo que falta
Necesidad, ofertas, comparativo y adjudicación
2 · La petición de ofertas
Se marcan las necesidades que van juntas y salen en un lote. Se manda a los proveedores que elijas, y en cada oferta las líneas aparecen solas: lo único que hay que escribir es el precio.
3 · El comparativo
Cada oferta en su columna y la mejor de cada fila en verde. Abajo, la línea de «comprando lo mejor de cada una», que es la que dice si compensa trocear el pedido o no merece la pena el lío.
4 · Adjudicar
Un botón y una decisión, que queda escrita con quién y cuándo. Si es material nace el pedido con la obra y la partida ya puestas; si es subcontrata, nace el subcontrato.
Y si la oferta llega en PDF, Zagal lee sus líneas y las coloca en la columna del proveedor. Se repasa antes de darlo por bueno: adjudicar es decisión de una persona.
La partida
Cada línea con su obra y su partida, o el margen es un cuento
Aquí está la diferencia con llevar las compras en un programa de facturación cualquiera. Sin partida, el coste de la obra es un montón; con partida, se compara con lo presupuestado capítulo a capítulo.
- El pedido cuenta como comprometido, aparte, hasta que llega. Es lo que evita que el margen se entere de golpe el día que aparece la factura.
- El albarán ya es coste desde que existe, sin esperar a la factura.
- Y la factura sustituye al albarán del que viene, para no contar lo mismo dos veces.
- Un suplido no es coste de la obra: es un pago por cuenta del cliente que después se le repercute, y se apunta como tal.
La factura del proveedor que entra sin obra se queda flotando fuera de todos los márgenes. Por eso hay una pantalla para colocarlas y una tarjeta en el inicio que insiste hasta que alguien lo hace: una factura sin obra es un euro que no aparece en ninguna parte.
Subcontratas
El subcontrato no es un pedido
- Tiene sus líneas y su certificación: a la subcontrata se le certifica como a ti te certifican, a origen y por diferencia, con su retención si se pactó.
- Ella propone la suya desde su propio enlace, sin ser usuaria del programa, y tú la apruebas o la corriges.
- Con su documentación al lado: no se adjudica a quien tiene los papeles en rojo. El CAE y el semáforo.
- Y queda anotada en el libro de subcontratación, con su nivel en la cadena.
Preguntas
Lo que suele preguntarse de las compras
¿Tengo que usar el circuito entero de ofertas?
No. Se puede comprar como siempre —pedido, albarán, factura— y lo único que cambia es que cada línea lleva su obra y su partida. El tramo de necesidades y comparativo está para cuando se piden tres precios, que es cuando de verdad se ahorra dinero.
¿De dónde salen las necesidades?
Del presupuesto, si quieres: la medición de cada partida por el rendimiento de cada material de su descompuesto. Sale la compra entera de la obra con cada cosa en su partida, y después se repasa y se quita lo que ya esté comprado.
¿Puedo comparar ofertas de distintos proveedores línea a línea?
Es justo lo que hace el comparativo: cada proveedor en una columna, la mejor de cada línea en verde y, abajo, cuánto saldría comprando lo mejor de cada una. Así se ve si compensa partir el pedido entre dos o no merece la pena.
¿Y las facturas de proveedor que ya tengo sin obra?
Hay una pantalla para colocarlas: se ven las que están sin obra y se les pone la suya y su partida, de una en una o en tanda. Mientras estén sin colocar, ese gasto no aparece en el margen de ninguna obra, y la tarjeta del inicio lo recuerda.
¿Lo que compro para el almacén también se imputa?
Sí: lo que sale del almacén a una obra se apunta como coste suyo, con su partida. Lo que está en el almacén todavía no es coste de nadie.
Para quién
Quién compra así
Las constructoras de edificación, que piden tres precios antes de adjudicar; la obra civil, con sus grandes partidas de material; y las empresas de reformas, que compran poco de muchas cosas y es donde se escapa el margen.
Nacido en una constructora
Pruébalo con dos obras de verdad, ahora mismo
Entras en una constructora de demostración con una vivienda y una reforma a medio hacer: presupuesto cargado, certificaciones emitidas, compras adjudicadas, partes de obra, contratos firmados y el cierre de cada mes. Sin tarjeta y sin instalar nada. Y cuando quieras probar con tus propias obras, te preparamos tu instalación.