Es lo que más cuesta imputar: la factura llega, alguien tiene que decir de qué obra es y a qué partida va cada línea, y mientras nadie lo hace el coste está en ninguna parte. Esta pantalla junta las que faltan y, con la IA, propone.
Dónde
Construcción › Colocar facturas de proveedor. La alerta «compras sin obra» del inicio lleva aquí.
Subir la factura que llega por correo
Arriba del todo, Sube la factura del proveedor: sueltas encima el PDF que te acaba de mandar —o una foto, si lo que tienes es el papel—, y puedes soltar varias a la vez: se leen en fila, de diez en diez como mucho, y cada una aparece en su tarjeta en cuanto vuelve. Zagal las pasa a limpio. Sale en pantalla el proveedor, el número, la fecha y las líneas con su cantidad, su precio y su IVA, para que lo revises y lo corrijas: lo que se crea es lo que hay en pantalla, no lo que entendió Zagal. Cuando pulsas Crear la factura —o Crear todas, si has soltado varias—, las facturas entran en el programa con su PDF adjunto y Zagal les propone la obra y la partida de cada línea sin que tengas que pedírselo: vuelves a la lista con ellas arriba, marcadas y con la propuesta puesta, para revisarlas y Colocar.
Tres cosas que no deja hacer, a propósito:
- No da de alta al proveedor. Si el NIF de la factura no es de ninguno de los tuyos, lo dice y te pide que lo elijas de la lista: un NIF mal leído crearía un proveedor duplicado con facturas colgando, y eso se limpia a mano.
- No cuela la misma factura dos veces. Si ya hay una de ese proveedor con ese número, avisa y pregunta antes de crear otra.
- Avisa de lo que no cuadra: si las líneas no suman la base que declara el papel, si el total no sale con el IVA y la retención, o si en una línea cantidad × precio (menos su descuento) no da su importe, lo dice antes de crear nada. Es la red que hay que mirar cuando lo que subes es una foto: de un PDF sale bien, pero de una foto torcida un 30 puede leerse como un 20, y entonces la suma canta.
Lee lo que traen las facturas de verdad: dos tipos de IVA en el mismo papel, descuentos por línea y la retención de IRPF de las facturas de autónomos —el aparejador, la gestoría, el instalador—, que se resta del total como en el papel. Todo se puede corregir en pantalla antes de crearla.
Qué enseña
Las facturas de proveedor sin obra de los últimos seis meses, una debajo de otra, con sus líneas. En cada una: un desplegable de obra y, por línea, uno de partida.
Sin IA
Se elige la obra, se cargan las partidas de esa obra en los desplegables y se marca cada línea; Colocar guarda. Ya es menos que abrir cada factura.
Con IA
Proponer (o Proponer todas) le pasa a la IA la factura y lo que se sabe alrededor: las obras abiertas, dónde ha trabajado ya ese proveedor, sus pedidos recientes con sus partidas, y las partidas de las obras candidatas. Si la factura tiene el PDF adjunto, se manda entero: la IA lee en él el nombre de la obra, la dirección de entrega o el número de pedido.
Vuelve la obra con su porqué y cada línea con su partida; lo que no cuadra con el pedido (más cantidad, otro precio, algo que no se pidió) sale en amarillo. Si la factura es de la empresa y no de ninguna obra (gestoría, renting), lo dice y no la coloca. Tú corriges lo que sea y Colocar guarda: la obra en la factura y en sus líneas, la partida en cada línea, y el coste entra en la obra.
¿No era esto lo que buscabas? Escríbenos y te contestamos con la pantalla delante.